I. Các vị trí của Phòng Kế Toán cơ bản trong doanh nghiệp
Bộ phận kế toán trong một doanh nghiệp thường có nhiều vị trí khác nhau, mỗi vị trí đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong quá trình kế toán. Dưới đây là một số vị trí phổ biến trong bộ phận kế toán:
- Kế toán trưởng (Chief Accountant): Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp, bao gồm việc lập báo cáo tài chính và giữ cho toàn bộ quá trình kế toán tuân thủ các quy định và chuẩn mực.
- Kế toán viên (Accountant): Thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày như ghi sổ kế toán, xử lý các giao dịch tài chính, và chuẩn bị thông tin cho báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp (Senior Accountant): Có trách nhiệm cao hơn so với kế toán viên, thường tham gia vào việc phân tích và lập kế hoạch tài chính.
- Kế toán quản lý (Management Accountant): Tập trung vào việc cung cấp thông tin quản lý nội bộ để hỗ trợ quyết định chiến lược và kế hoạch kinh doanh.
- Kế toán thuế (Tax Accountant): Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến thuế, bao gồm việc tính toán, báo cáo và đảm bảo tuân thủ các quy định thuế.
- Kế toán chi phí (Cost Accountant): Tập trung vào việc phân tích chi phí sản xuất và cung cấp thông tin về chi phí để hỗ trợ quản lý giảm thiểu chi phí.
- Kế toán kiểm toán nội bộ (Internal Auditor): Thực hiện các kiểm toán nội bộ để đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy trình nội bộ.
- Kế toán quản lý dự án (Project Accountant): Quản lý và theo dõi tài chính của các dự án cụ thể trong doanh nghiệp.
- Kế toán ngân sách (Budget Accountant): Tham gia vào quá trình lập kế hoạch ngân sách và theo dõi chi tiêu so với ngân sách.
- Kế toán ngoại ngân sách (External Reporting Accountant): Chịu trách nhiệm về việc chuẩn bị và báo cáo các thông tin tài chính cho các bên ngoại trực tiếp, chẳng hạn như cơ quan quản lý và các cơ quan kiểm toán.
II. Quy Trình làm việc của Kế Toán trong Doanh Nghiệp
Quy trình làm việc của Bộ Phận Kế Toán thường sẽ thay đổi tùy thuộc vào cỡ lớn và loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một phác thảo tổng quan về quy trình làm việc của Bộ Phận Kế Toán:
- Thu thập thông tin giao dịch:
- Nhận và thu thập thông tin về các giao dịch tài chính từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp (bán hàng, mua hàng, nhân sự, v.v.).
- Đảm bảo thông tin nhận được là đầy đủ, chính xác và hợp lệ.
- Ghi sổ kế toán:
- Ghi sổ các giao dịch tài chính vào hệ thống kế toán.
- Phân loại các khoản chi tiêu và thu nhập theo các tài khoản kế toán.
- Xử lý nghiệp vụ tài chính hàng ngày:
- Kiểm tra và xử lý các giao dịch hàng ngày để đảm bảo tính chính xác của sổ cái.
- Làm rõ và giải trình cho các giao dịch bất thường.
- Chuẩn bị bảng cân đối kế toán:
- Lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính cân đối giữa các tài khoản nợ và có.
- Điều chỉnh các sai sót và chênh lệch.
- Lập báo cáo tài chính:
- Chuẩn bị các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo lợi nhuận và lỗ lực, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thực hiện phân tích chi tiết nếu cần.
- Kiểm toán nội bộ:
- Thực hiện kiểm toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy trình và phát hiện các rủi ro tài chính.
- Chuẩn bị và nộp báo cáo thuế:
- Chuẩn bị và nộp các báo cáo liên quan đến thuế theo quy định của cơ quan thuế.
- Quản lý ngân sách và dự án:
- Theo dõi ngân sách và chi phí của các dự án.
- Tham gia vào quá trình lập kế hoạch ngân sách cho tương lai.
- Bảo lãnh và theo dõi tài sản cố định:
- Bảo lãnh và theo dõi tài sản cố định của doanh nghiệp.
- Chuẩn bị cho kiểm toán ngoại vi:
- Chuẩn bị thông tin và tư liệu liên quan cho kiểm toán bởi các bên ngoại trực tiếp.
- Duy trì hệ thống kế toán và cập nhật quy trình:
- Duỵ trì và cập nhật hệ thống kế toán để đảm bảo tính hiệu quả và phản ánh đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp.
III. Báo cáo của Kế Toán đến Lãnh Đạo Doanh Nghiệp
Báo cáo của Bộ Phận Kế Toán đến Giám Đốc Doanh Nghiệp thường bao gồm nhiều loại thông tin để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại báo cáo thường xuất hiện trong báo cáo của Kế Toán đến Giám Đốc:
- Bảng Cân Đối Kế Toán (Balance Sheet):
- Hiển thị tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể.
- Gồm tài sản (assets), nợ (liabilities), và vốn chủ sở hữu (equity).
- Bảng Lợi Nhuận và Lỗ Lực (Income Statement):
- Hiển thị kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian (thường là quý hoặc năm).
- Bao gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận hoặc lỗ lực.
- Bảng Lưu Chuyển Tiền Tệ (Cash Flow Statement):
- Mô tả cách tiền và tương đương tiền của doanh nghiệp đã thay đổi trong khoảng thời gian cụ thể.
- Chia thành hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, và hoạt động tài chính.
- Bảng Cân Đối Công Nợ (Accounts Receivable Aging Report):
- Liệt kê các khoản công nợ đang đến hạn thanh toán theo thời gian.
- Bảng Cân Đối Công Nợ Phải Trả (Accounts Payable Aging Report):
- Liệt kê các khoản nợ phải trả đang đến hạn thanh toán theo thời gian.
- Bảng Chi Phí và Lợi Nhuận Theo Dự Án (Project Cost and Profitability Report):
- Thông tin về chi phí và lợi nhuận của từng dự án hoặc công việc cụ thể.
- Báo Cáo Thuế (Tax Reports):
- Tổng hợp thông tin liên quan đến thuế và các báo cáo thuế cần nộp.
- Báo Cáo Kết Quả Kiểm Toán Nội Bộ (Internal Audit Reports):
- Tóm tắt kết quả kiểm toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy trình và phát hiện rủi ro tài chính.
- Báo Cáo về Các Sự Kiện Quan Trọng (Event Reports):
- Thông báo về các sự kiện quan trọng có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc hoạt động kinh doanh.
- Bảng Thống Kê (Statistical Reports):
- Cung cấp các chỉ số và thống kê quan trọng có thể giúp Giám Đốc hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp.